Data perusahaan di ChatGPT aman atau tidak: apa kata kebijakan penyedianya dan data apa yang tidak boleh diketik

Jawaban singkatnya: tergantung versi yang kamu pakai, pengaturan akunmu, dan jenis datanya. Jawaban panjangnya ada di halaman kebijakan data masing-masing penyedia, yang jarang dibaca siapa pun sebelum menempelkan laporan keuangan ke kolom chat. Artikel ini merangkum halaman-halaman itu, mencocokkannya dengan UU Pelindungan Data Pribadi, lalu menyusun aturan praktis untuk dipakai di kantor. Penilaian redaksi di artikel ini berdasarkan sumber yang dicantumkan di bagian akhir.

Kebijakan penyedia berubah dari waktu ke waktu. Semua keterangan di bawah diperiksa pada tanggal pembaruan artikel ini; sebelum mengambil keputusan penting, buka ulang halaman sumbernya.

Dua pertanyaan yang sering tercampur

Pertanyaan data perusahaan aman atau tidak sebenarnya dua pertanyaan. Pertama: apakah percakapanku dipakai untuk melatih model, sehingga potongannya berpeluang muncul di jawaban untuk orang lain. Kedua: siapa yang bisa membaca percakapanku dan berapa lama disimpan, termasuk peninjau manusia di pihak penyedia. Versi kantor umumnya menutup pertanyaan pertama dengan tegas. Pertanyaan kedua tetap ada di semua versi, dalam bentuk yang berbeda-beda.

Apa kata penyedianya sendiri

Penilaian redaksi: pola yang terlihat dari tabel itu konsisten di semua penyedia besar. Versi yang dibayar organisasi, dengan kontrak dan admin, punya komitmen tertulis tidak memakai data untuk pelatihan. Versi konsumer, termasuk yang berbayar pribadi, bergantung pada pengaturan dan bisa melibatkan peninjauan manusia. Satu-satunya kalimat di tabel yang paling layak dihafal adalah milik Google: jangan memasukkan informasi rahasia yang tidak ingin kamu perlihatkan ke peninjau.

Data pribadi menurut UU 27/2022

UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mendefinisikan data pribadi di Pasal 1 angka 1 sebagai data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi, baik tersendiri maupun dikombinasikan dengan informasi lain. Kata dikombinasikan itu penting: nama saja mungkin tidak cukup mengidentifikasi, tetapi nama, jabatan, dan nama kantor sekaligus hampir pasti cukup.

Pasal 4 membagi data pribadi menjadi dua jenis. Data yang bersifat umum meliputi antara lain nama lengkap, jenis kelamin, agama, status perkawinan, dan data yang dikombinasikan untuk mengidentifikasi seseorang. Data yang bersifat spesifik meliputi data dan informasi kesehatan, data biometrik, data genetika, catatan kejahatan, data anak, dan data keuangan pribadi. Penjelasan pasal itu menyebut data spesifik sebagai data yang pemrosesannya dapat berdampak lebih besar, termasuk diskriminasi.

Undang-undang ini tidak berlaku untuk pemrosesan data oleh perorangan dalam kegiatan pribadi atau rumah tangga, sesuai Pasal 2 ayat 2. Tetapi data pelanggan dan data karyawan yang kamu pegang di kantor diproses untuk kepentingan perusahaan, bukan urusan rumah tangga. Di sana perusahaan berkedudukan sebagai pengendali data pribadi, yang menurut Pasal 20 wajib punya dasar pemrosesan seperti persetujuan atau perjanjian, menurut Pasal 36 wajib menjaga kerahasiaan, dan menurut Pasal 39 wajib mencegah akses yang tidak sah. Menempelkan data pelanggan ke layanan yang tidak disetujui perusahaan menempatkan kewajiban itu dalam risiko.

Kategori data yang tidak boleh diketik ke chatbot versi konsumer

1. Data pribadi spesifik menurut Pasal 4 ayat 2 UU 27/2022: rekam kesehatan karyawan, surat dokter, data anak, catatan kejahatan, data keuangan pribadi seperti slip gaji dan nomor rekening.
2. Data pribadi umum yang bisa mengidentifikasi orang: daftar pelanggan dengan nama dan nomor telepon, NIK, alamat, kombinasi nama dan jabatan.
3. Rahasia perusahaan: angka keuangan yang belum dipublikasikan, rencana produk, harga penawaran, isi kontrak, strategi negosiasi, data pemasok.
4. Kredensial: kata sandi, kunci API, token akses, kode OTP. Tidak ada alasan kerja apa pun untuk menempelkan ini ke chatbot.
5. Kode sumber dan konfigurasi sistem internal, kecuali alat yang dipakai sudah disetujui tim teknologi.
6. Informasi tentang orang lain yang diberikan dalam kepercayaan: hasil evaluasi kinerja, keluhan karyawan, isi rapat tertutup.

Penilaian redaksi: kalau ragu apakah sebuah data termasuk salah satu kategori di atas, anggap termasuk. Kerugian dari satu kali bekerja lebih lambat jauh lebih kecil daripada kerugian dari satu kali kebocoran, dan data yang sudah terkirim ke layanan pihak ketiga tidak bisa ditarik kembali dengan menghapus riwayat obrolan.

Cara aman 1: pakai alat yang disediakan kantor

Kalau kantormu berlangganan Microsoft 365 Copilot atau Gemini di Google Workspace, pakai itu untuk semua pekerjaan yang menyentuh data internal. Alasannya bukan hanya komitmen pelatihan di tabel tadi, tetapi juga bahwa layanan itu sudah melewati keputusan pengadaan dan kepatuhan kantormu. Dokumentasi Microsoft juga mencatat bahwa Copilot hanya menampilkan data organisasi yang memang boleh dilihat pengguna, jadi izin akses berkas yang sudah ada tetap berlaku.

Cara memastikan sedang memakai versi kantor: masuk dengan akun email kantor, bukan akun pribadi. Aplikasi yang sama, misalnya Gemini atau Copilot, bisa berjalan dengan akun pribadi maupun akun kantor, dan kebijakan datanya mengikuti akun yang sedang dipakai, bukan nama aplikasinya. Tanyakan ke tim IT kalau tidak yakin.

Cara aman 2: atur privasi akun pribadi

• ChatGPT: buka Settings, lalu Data Controls, dan matikan Improve the model for everyone. Menurut Pusat Bantuan OpenAI, setelah dimatikan percakapan baru tidak dipakai untuk pelatihan.
• Claude: buka Privacy Settings dan periksa opsi Model Improvement. Menurut Anthropic, chat Incognito tidak dipakai untuk meningkatkan Claude meskipun opsi itu menyala.
• Gemini: periksa pengaturan Keep Activity. Ingat bahwa peninjauan manusia tetap disebut di halaman privasinya.
• Semua layanan: tombol jempol naik atau turun mengirim seluruh percakapan sebagai umpan balik. Di Claude, umpan balik itu bisa disimpan hingga lima tahun.

Pengaturan ini mengurangi risiko, tidak menghapusnya. Mematikan opsi pelatihan tidak mengubah fakta bahwa data sudah dikirim ke server pihak ketiga yang tidak dikontrak kantormu.

Cara aman 3: anonimkan sebelum bertanya

Sebagian besar pertanyaan kerja tidak membutuhkan data asli. Yang dibutuhkan model adalah bentuk masalahnya. Ganti nama dengan label, ganti angka dengan angka contoh berproporsi sama, dan buang kolom yang tidak relevan.

Versi yang tidak boleh dikirim:
PT Sinar Jaya (klien terbesar kami, kontrak Rp4,2 miliar) membatalkan
kontrak per Oktober. Direktur keuangan, Bapak Hendra, minta analisis dampak.

Versi yang aman:
Sebuah perusahaan distribusi kehilangan klien terbesarnya, sekitar 20%
dari pendapatan tahunan, mulai kuartal depan. Susun kerangka analisis
dampak dan tiga opsi mitigasi untuk dipresentasikan ke manajemen.

Untuk data tabel, buat salinan kecil berisi lima sampai sepuluh baris dengan nilai rekaan, tanyakan rumus atau caranya ke model, lalu terapkan sendiri di data asli di komputer kantormu. Teknik ini cocok untuk hampir semua pertanyaan Excel: model butuh bentuk kolom, bukan isinya.

Kalau terlanjur salah tempel

1. Hapus percakapan itu dari riwayat. Ini tidak menjamin data terhapus dari semua sistem penyedia, tetapi mengurangi jejak di akunmu.
2. Kalau yang tertempel kredensial, ganti kata sandi atau cabut token itu sekarang, sebelum melakukan hal lain.
3. Kalau yang tertempel data pelanggan, data karyawan, atau data keuangan, laporkan ke atasan atau tim IT hari itu juga. Perusahaan mungkin punya kewajiban penanganan insiden yang hanya bisa dijalankan kalau mereka tahu.
4. Catat apa yang tertempel, kapan, dan ke layanan mana. Catatan ini mempercepat penanganan.

Penilaian redaksi: kesalahan yang dilaporkan cepat hampir selalu lebih ringan akibatnya daripada kesalahan yang ditemukan orang lain belakangan. Menyembunyikan kesalahan tempel bukan hanya memperburuk posisimu, tetapi juga menghambat perusahaan menjalankan kewajibannya sebagai pengendali data.

Aturan satu halaman untuk tim

• Data internal hanya diproses di alat AI yang disediakan kantor, dengan akun kantor.
• Chatbot pribadi hanya untuk pertanyaan tanpa data internal: merapikan kalimat umum, menjelaskan rumus dengan data contoh, belajar.
• Data pribadi spesifik, kredensial, dan dokumen rahasia tidak pernah diketik ke chatbot mana pun tanpa persetujuan tertulis.
• Kalau ragu, anonimkan atau jangan tempel.
• Salah tempel dilaporkan hari yang sama.

Aturan AI yang baik berdiri di atas kebiasaan keamanan yang lebih dasar: kata sandi yang kuat dan berbeda untuk tiap layanan, verifikasi dua langkah, dan kewaspadaan terhadap phishing. Teks buatan AI membuat email penipuan lebih rapi dan lebih meyakinkan, jadi kebiasaan memeriksa pengirim dan tautan justru makin penting. Kelas Keamanan Digital Dasar membahas ketiganya dengan angka dan aturan yang bisa dicek sumbernya.