Materi
General affair (GA), di banyak kantor disebut bagian umum, mengurus sarana yang dipakai semua divisi: aset dan peralatan, gedung dan kebersihannya, pengadaan kecil, kendaraan operasional, serta dokumen yang punya masa berlaku. Unit SKKNI N.82ADM00.074.3 (Mengelola Peralatan Kantor) meminta sarana disediakan sesuai persetujuan pejabat berwenang, sarana yang dipakai dicatat, dan peralatan dipelihara sesuai SOP.
Catatan pertama adalah register aset. OpenStax menggolongkan barang yang dipakai operasi lebih dari satu tahun dan tidak untuk dijual sebagai aset jangka panjang, misalnya komputer, kendaraan, dan mesin kantor; kertas dan tinta adalah perlengkapan yang habis dipakai. Kebijakan inventaris University of Connecticut (UConn) tetap memberi label pada barang murah yang mudah dibawa, menyimpan data, atau rawan dicuri, seperti laptop dan ponsel.
Tiap baris register memuat kode aset, nama barang, kategori, lokasi, penanggung jawab, kondisi, tanggal perolehan, dan nilai perolehan. Kode adalah kunci catatan: ditempel saat barang diterima dan tidak berubah selama barang dimiliki. Penanggung jawab adalah orang yang memegang barang sehari-hari. Kondisi diisi dari skala tetap kantor, misalnya Baik, Rusak ringan, Rusak berat, supaya bisa dihitung dengan COUNTIF.
Contoh kelas ini menyusun kode dari kategori, kota tempat barang diterima, dan nomor urut tiga digit; TEXT dengan format "000" menambah nol di depan:
="PRL"&"-"&"BDG"&"-"&TEXT(21,"000") → PRL-BDG-021