Materi
Mail merge (gabungan surat) membuat banyak surat, email, amplop, label, atau direktori yang isinya sama tetapi data penerimanya berbeda. Ada tiga dokumen. Dokumen utama berisi teks yang sama untuk semua penerima ditambah bidang gabungan. Sumber data, disebut juga milis, berisi satu baris per penerima. Dokumen gabungan adalah hasilnya: satu versi untuk setiap baris di sumber data.
Sumber data bisa berupa lembar Excel, daftar kontak Outlook, database Access, atau daftar yang diketik di Word saat proses gabungan. Untuk Excel, Microsoft Support meminta: nama kolom sama dengan nama bidang yang akan disisipkan, semua data ada di lembar pertama, angka, persen, mata uang, dan kode pos sudah berformat benar, dan perubahan data selesai sebelum disambungkan ke Word.
Bidang gabungan disisipkan di dokumen utama dan tampil dalam tanda «Nama». Address Block (Blok Alamat) menyusun nama dan alamat sekaligus, Greeting Line (Baris Salam) menyusun salam pembuka, dan Insert Merge Field (Sisipkan Bidang Gabungan) menyisipkan satu kolom tertentu, misalnya «Instansi». Perintah bidang baru aktif setelah penerima dipilih lewat Select Recipients (Pilih Penerima).
Contoh: koperasi simpan pinjam di Kudus mengirim pemberitahuan sisa hasil usaha ke 230 anggota. Lembar Excel berkolom Nama, Alamat, dan SHU; surat utama hanya ditulis sekali.
