Kartu stok: masuk, keluar, saldo

Persediaan adalah barang yang dimiliki usaha untuk dijual atau dipakai dalam produksi. Karena barangnya terus keluar-masuk, tiap jenis barang dicatat di kartu stoknya sendiri: satu baris per kejadian, dengan kolom barang masuk, barang keluar, dan saldo. Saldo tiap baris selalu dihitung dari saldo baris di atasnya ditambah yang masuk dan dikurangi yang keluar, sehingga baris terakhir menunjukkan jumlah yang seharusnya ada di rak.

OpenStax membedakan dua cara memperbarui catatan itu. Sistem perpetual memperbarui saldo setiap kali ada pembelian atau penjualan, misalnya lewat mesin kasir yang memindai kode batang. Sistem periodik membiarkan catatan persediaan selama periode berjalan, lalu menyesuaikannya di akhir periode dengan hasil hitung fisik. Kartu stok yang diisi tiap transaksi adalah bentuk perpetual.

Contoh kartu stok beras 5 kg sebuah warung. Saldo awal 40 karung. Datang kiriman 25 karung, saldo menjadi 65. Terjual 18 karung, saldo 47. Terjual lagi 12 karung, saldo 35. Di lembar kerja, rumus saldo ditulis sekali di baris pertama lalu disalin ke bawah; rujukan relatifnya ikut bergeser ke baris masing-masing.

Saldo baris 3:  =E2+C3-D3   (saldo sebelumnya + masuk − keluar)
Pemeriksaan:    saldo awal + total masuk − total keluar = saldo terakhir
                40 + 25 − (18 + 12) = 35

Pemeriksaan di baris bawah itu berguna karena satu rumus yang salah di tengah kartu akan membuat saldo terakhir berbeda dari hasil penjumlahan total. Bila keduanya sama, setiap baris sudah menjumlah dengan benar.