Materi
Utang usaha di buku pembantu dan saldo yang menurut pemasok harus kita bayar jarang sama persis pada satu tanggal. SKKNI Teknisi Akuntansi unit M.69PTA00.002.1 meminta akun utang usaha dan piutang usaha diverifikasi atau direkonsiliasi, antara lain lewat konfirmasi data kepada pihak luar; selisih antara data buku dan hasil rekonsiliasi diidentifikasi, lalu dituangkan dalam laporan atau berita acara. Dokumen di sisi utang adalah pernyataan saldo yang dikirim pemasok: faktur, pembayaran yang sudah diterima, dan nota kredit menurut catatan pemasok.
Susunannya meniru rekonsiliasi bank (Principles of Accounting §8.6): dua sisi disesuaikan sampai sama. Sisi pemasok dikurangi pembayaran kita yang belum diterima pemasok dan retur yang sudah kita kirim tetapi belum dibuatkan nota kredit. Sisi buku ditambah faktur pemasok yang belum kita catat dan dikurangi nota kredit pemasok yang belum kita catat. Pos sisi buku baru dicatat setelah dokumennya diterima dan dicocokkan; pencocokan tiga arah ada di kelas Administrasi Dokumen Kantor. Selisih yang tersisa setelah semua pos waktu dijelaskan adalah kesalahan yang harus ditelusuri.
Contoh di sebuah toko bahan kue di Yogyakarta:
Sisi pemasok: 18.400.000 − transfer belum diterima 5.000.000 = 13.400.000
Sisi buku: 12.150.000 + faktur belum dicatat 1.750.000 − nota kredit belum dicatat 500.000 = 13.400.000