Materi
Pejabat yang berwenang tidak selalu menandatangani sendiri. Peraturan ANRI 5/2021 memakai konsep mandat: pelimpahan kewenangan dari pejabat yang lebih tinggi kepada pejabat yang lebih rendah, dengan tanggung jawab dan tanggung gugat tetap pada pemberi mandat. Mandat dipakai dengan empat sebutan: atas nama (a.n.), untuk beliau (u.b.), pelaksana tugas (Plt.), dan pelaksana harian (Plh.). Dua yang pertama dibahas di sini.
Atas nama dipakai bila pejabat yang berwenang melimpahkan penandatanganan kepada pejabat di bawahnya. Syaratnya tiga: pelimpahan dibuat tertulis, materinya memang tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan, dan tanggung jawab akibat penandatanganan tetap berada pada pejabat yang melimpahkan. Blok tanda tangannya dimulai a.n. dan nama jabatan pemberi wewenang, lalu nama jabatan penanda tangan yang diakhiri koma, tanda tangan, dan nama.
Untuk beliau dipakai bila pejabat yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. Bila keduanya dipakai bersama, a.n. ditulis lebih dulu, lalu u.b. di bawah jabatan penerima kuasa pertama. Pelimpahan lewat u.b. hanya sampai pejabat dua tingkat di bawah pejabat yang berwenang. Contoh di luar latihan:
a.n. Kepala Dinas Perindustrian
Sekretaris Dinas
u.b.
Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian,
(tanda tangan)
Fitri Handayani