Materi
Pelaksana tugas (Plt.) adalah pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan tetap. Pelimpahannya tertulis dan bersifat sementara sampai pejabat definitif ditetapkan. Pelaksana harian (Plh.) mendapat pelimpahan dari pejabat definitif yang berhalangan sementara; pelimpahannya juga tertulis dan berlaku sampai pejabat definitif kembali di tempat. Di blok tanda tangan, sebutan itu ditulis di depan nama jabatan, misalnya Plt. Kepala Biro Umum atau Plh. Kepala Biro Umum.
Paraf adalah bentuk koordinasi berjenjang sebelum naskah ditandatangani: konsep naskah diparaf lebih dulu oleh pejabat berwenang di bawah penanda tangan. Naskah yang konsepnya dibuat sendiri oleh pejabat yang akan menandatanganinya tidak memerlukan paraf. Naskah kertas yang konsepnya beberapa halaman diparaf pada setiap lembar.
Letak paraf diatur: paraf pejabat satu tingkat di bawah penanda tangan dibubuhkan di sebelah kanan, setelah nama jabatan penanda tangan; paraf pejabat dua tingkat di bawah dibubuhkan di sebelah kiri, sebelum nama jabatan penanda tangan; paraf pejabat tiga tingkat di bawah dibubuhkan di sebelah paraf pejabat di atasnya. Naskah yang melibatkan beberapa unit kerja diberi paraf koordinasi oleh pejabat unit terkait pada kolom paraf koordinasi.
