Materi
Naskah dinas khusus dipakai untuk keperluan yang tidak tertampung naskah arahan atau korespondensi. Peraturan ANRI 5/2021 mendefinisikan tiap jenisnya sebagai berikut.
| Jenis | Fungsi |
|---|---|
| Surat perjanjian | Kesepakatan bersama yang mengikat dua pihak atau lebih |
| Surat kuasa | Pemberian wewenang kepada pihak lain untuk bertindak atas nama pemberi kuasa dalam urusan kedinasan |
| Berita acara | Pernyataan bahwa suatu kegiatan telah terjadi pada waktu tertentu, ditandatangani para pihak dan para saksi |
| Surat keterangan | Informasi tentang hal, peristiwa, atau seseorang untuk kepentingan kedinasan |
| Surat pengantar | Mengantar atau menyampaikan barang atau naskah |
| Pengumuman | Pemberitahuan kepada semua pejabat, pegawai, perseorangan, atau lembaga, di dalam maupun di luar lembaga |
| Laporan | Pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian |
| Telaah staf | Analisis singkat dan jelas atas suatu persoalan beserta jalan keluar yang disarankan |
Beberapa pasangan sering tertukar. Laporan memberitahukan apa yang sudah dilaksanakan, sedangkan telaah staf menganalisis persoalan dan menyarankan pemecahan; batang tubuh telaah staf memuat persoalan, praanggapan, fakta yang memengaruhi, analisis, simpulan, dan tindakan yang disarankan. Berita acara menyatakan sebuah kegiatan sudah terjadi dan ditandatangani para pihak serta para saksi, sedangkan surat keterangan menerangkan hal atau orang dan ditandatangani pejabat yang berwenang. Surat pengantar berbentuk kolom: nomor urut, jenis yang dikirim, banyaknya, dan keterangan.
Contoh di luar latihan: Kantor Perpustakaan Daerah meminjamkan 40 buku langka untuk pameran di museum kota. Buku dikirim dengan surat pengantar yang merinci jumlahnya, serah terimanya dicatat dalam berita acara yang ditandatangani petugas kedua kantor dan seorang saksi, dan setelah pameran usai kepala bidang menyusun laporan pelaksanaannya.
