Materi
Draf surat dari asisten AI adalah teks. Ketika draf menulis "terlampir kami sampaikan daftar harga dan katalog", berkasnya tidak ikut terlampir hanya karena kalimatnya ada; kalimat itu muncul karena surat penawaran sering memuatnya. Communication for Business Success bagian 9.2 menjelaskan fungsi baris lampiran: memberi tahu pembaca dokumen apa saja yang bisa ia cari bersama surat. Baris yang tidak cocok dengan berkasnya membuat penerima mencari dokumen yang tidak ada, atau melewatkan dokumen yang ada.
Tiga hal dicocokkan sebelum kirim. Pertama, setiap lampiran yang disebut di isi surat atau email, satu per satu dengan nama berkas yang menempel. Kedua, jumlah di baris lampiran, misalnya "2 (dua) berkas", dengan jumlah berkas yang sebenarnya. Ketiga, tautan. Bagian 9.1 buku yang sama meminta setiap tautan di email diuji supaya lengkap. Untuk draf AI, uji itu lebih penting lagi: NIST AI 600-1 bagian 2.2 mencatat model bisa mengarang rujukan yang tampak meyakinkan, dan alamat yang terlihat resmi bisa saja tidak pernah ada.
Bila draf menyebut dokumen yang tidak diminta dan tidak tersedia, sebutan itu dihapus. Bila dokumennya memang diminta tetapi belum dilampirkan, berkasnya dicari dan dilampirkan. Baris lampiran ditulis terakhir, sesudah daftar berkasnya pasti.
Isi email : "Bersama ini saya lampirkan notulen rapat dan daftar hadir."
Berkas : notulen-rapat.pdf
Temuan : daftar hadir disebut, berkasnya tidak ada
