Total satu bulan hanya memberi ukuran; kategori memberi bentuk. COUNTIF(rentang, kriteria) menghitung berapa kali sebuah kategori muncul, dan SUMIF(rentang, kriteria, rentang_jumlah) menjumlahkan nominal baris yang kategorinya cocok. Keduanya dipakai berdampingan: frekuensi menunjukkan kebiasaan, total menunjukkan besarnya. Kategori yang muncul dua puluh kali dengan nominal kecil bisa menyamai satu tagihan besar.
Kriteria juga bisa berupa pola teks. Tanda * mewakili teks apa pun, jadi "*parkir*" cocok dengan "Parkir pasar" maupun "bayar parkir kantor". Huruf besar dan kecil tidak dibedakan. Contoh untuk catatan setahun di A2:D400, dengan daftar kategori di F2:F8:
=COUNTIF($C$2:$C$400,F2)
=SUMIF($C$2:$C$400,F2,$D$2:$D$400)
=SUMIF($B$2:$B$400,"*parkir*",$D$2:$D$400)Rentang data dikunci dengan $ supaya rumus di baris pertama bisa disalin ke bawah; hanya sel kategori F2 yang bergeser.
Dua fungsi itu juga bisa dibagi satu sama lain. Total kategori dibagi frekuensi kategori menghasilkan rata-rata nominal sekali transaksi pada kategori itu: kategori dengan total sama bisa berasal dari satu belanja besar atau dari dua puluh belanja kecil, dan angka rata-rata inilah yang membedakannya. Kategori dengan rata-rata kecil tetapi frekuensi tinggi adalah kebiasaan; kategori dengan rata-rata besar tetapi frekuensi rendah adalah keputusan sekali. Keduanya diperbaiki dengan cara yang berbeda, jadi memisahkannya menentukan langkah berikutnya.
