Buku kas harian: masuk, keluar, saldo

Buku kas mencatat setiap uang yang masuk ke kas usaha dan setiap uang yang keluar darinya, berurutan menurut tanggal. Kas di sini berarti seluruh uang usaha: isi laci ditambah saldo rekening yang khusus dipakai usaha. OpenStax Entrepreneurship menyebut tugas dasar pencatatan sebagai merekam dan mengelompokkan transaksi, lalu merangkumnya supaya pemilik bisa mengambil keputusan; buku kas adalah bentuk paling sederhana dari tugas itu.

Kolom minimalnya lima: tanggal, keterangan, masuk, keluar, dan saldo. Baris pertama memuat saldo awal, yaitu uang yang ada saat buku dibuka. Saldo setiap baris berikutnya adalah saldo baris di atasnya ditambah uang masuk dikurangi uang keluar di baris itu. Karena rumusnya selalu menunjuk baris tepat di atasnya, rumus baris pertama cukup ditulis sekali lalu disalin ke bawah.

Saldo awal                          500.000
+ penjualan 650.000 − 0       →  1.150.000
+ 0 − kulakan 400.000         →    750.000
+ penjualan 720.000 − 0       →  1.470.000

Saldo terakhir harus sama dengan uang yang benar-benar ada. Pemeriksaannya memakai total kolom: saldo awal ditambah total masuk dikurangi total keluar harus sama dengan saldo baris terakhir. Kalau berbeda, ada rumus saldo yang terputus di tengah. Saldo akhir hari ini menjadi saldo awal besok, dan saldo akhir bulan menjadi saldo awal bulan berikutnya.