Folio, deposit, dan audit malam

Folio adalah catatan tagihan satu tamu selama menginap. Logikanya sama dengan buku besar pembantu piutang di Principles of Financial Accounting (OpenStax, 7.2): satu akun per orang, tagihan dicatat di kolom debit, pembayaran di kolom kredit, dan jumlah seluruh akun per orang harus sama dengan saldo akun kendalinya. Di hotel, jumlah saldo semua folio tamu yang menginap harus sama dengan saldo buku besar tamu.

Deposit adalah uang yang dibayar tamu sebelum kamar dipakai. Bab 12.1 buku yang sama menggolongkan pembayaran di muka atas jasa yang belum diberikan sebagai pendapatan diterima di muka, yaitu kewajiban; uang itu baru menjadi pendapatan saat jasanya diberikan. Di folio, deposit dicatat sebagai kredit yang mengurangi saldo saat check-out.

Saldo folio = total tagihan − deposit − pembayaran lain
Saldo negatif = uang tamu yang dikembalikan

Audit malam dijalankan setelah hari ditutup. Materi Night Audit dari CSJM University menyebut tugasnya antara lain memposting tarif kamar dan pajak ke folio tiap tamu yang menginap malam itu, mengumpulkan tagihan layanan dan pembayaran, memverifikasi tarif terhadap data registrasi, mencocokkan status kamar dengan laporan housekeeping, memeriksa no-show, dan menyusun laporan audit malam.