Telepon masuk dan lembar pesan

Bab Telephone/VoIP Communication di buku Business Communications (LibreTexts) membagi percakapan telepon menjadi lima tahap, mengikuti Taylor dan Terhune: pembuka (kedua pihak menyebut identitas dan saling menyapa), feedforward (tujuan dan nada percakapan disampaikan, lalu lawan bicara memberi izin untuk lanjut atau tidak), bisnis (isi percakapan), umpan balik (tanda bahwa urusan sudah selesai), dan penutup (saling pamit).

Telepon tidak membawa isyarat wajah dan gerak tubuh, jadi bab itu meminta bicara pelan dan jelas, menyebut hal secara spesifik, dan mengulang informasi penting seperti alamat atau nomor telepon, karena lawan bicara belum tentu menangkapnya pada kali pertama.

Bila orang yang dicari tidak ada, resepsionis mencatat pesan atau meneruskan panggilan (BLS). Lembar pesan contoh kelas ini punya tujuh baris isian: untuk siapa, dari siapa beserta instansinya, nomor yang bisa dihubungi, tanggal dan jam, isi pesan, tindakan yang diminta, dan nama pencatat. Contoh dengan data karangan: