Dua puluh angka yang berderet ke bawah sulit dibaca sekaligus. Tabel frekuensi meringkasnya dengan membagi data ke dalam beberapa kelompok, lalu menghitung banyaknya data di setiap kelompok. Angka hitungan itu disebut frekuensi; frekuensi dibagi jumlah seluruh data disebut frekuensi relatif, dan angka itulah yang dibaca sebagai bagian atau persentase. Tabel frekuensi dipakai sebelum membuat diagram apa pun, karena tinggi batang sebuah diagram adalah frekuensi, dan karena kesalahan pengelompokan akan terbawa ke diagramnya.
Contoh langkah demi langkah dengan masa kerja sepuluh karyawan dalam tahun: 1, 3, 2, 7, 5, 2, 9, 4, 6, dan 3. Langkah pertama, tetapkan kelompoknya: 1–3 tahun, 4–6 tahun, dan 7–9 tahun. Langkah kedua, hitung anggota tiap kelompok: 1, 3, 2, 2, dan 3 masuk kelompok pertama sehingga frekuensinya 5; 5, 4, dan 6 masuk kelompok kedua sehingga frekuensinya 3; 7 dan 9 masuk kelompok ketiga sehingga frekuensinya 2. Langkah ketiga, periksa jumlahnya: 5 + 3 + 2 = 10, sama dengan banyaknya data. Langkah keempat, hitung frekuensi relatif kelompok pertama: 5 ÷ 10 = 0,5 atau 50 persen.
Di lembar kerja, satu syarat dihitung dengan COUNTIF dan dua syarat sekaligus dengan COUNTIFS:
=COUNTIF(A2:A11,"<4")
=COUNTIFS(A2:A11,">=4",A2:A11,"<7")