Materi
Communication for Business Success Bagian 9.1 menyebut pesan teks berguna untuk pertukaran singkat, bukan pesan panjang atau rumit. Peringatannya tiga: kenali penerima sebelum memakai singkatan, antisipasi salah tafsir, dan hindari huruf kapital semua yang di internet dibaca sebagai berteriak. Panduan digital.gov meminta satu gagasan per kalimat dan satu topik per paragraf; kelas ini menurunkan aturan satu pertanyaan per pesan dari situ, karena di jendela chat satu pesan berperan sebagai satu paragraf. Untuk rincian panjang, pedoman NSW Ombudsman meminta saluran yang paling sesuai dan menanyakan pilihan pelanggan.
Dokumentasi Microsoft Dynamics 365 menyebut templat balasan sebagai quick replies: pesan siap pakai untuk menjawab pertanyaan umum dengan cepat. Templat bisa memuat teks dinamis, misalnya nama depan pelanggan atau nomor pesanan, yang terisi untuk tiap percakapan. Bagian 9.1 menyebut praktik serupa di surel: paragraf standar dipilih, lalu kalimatnya disesuaikan dengan transaksi pelanggan itu.
Layanan air minum isi ulang di Kendari (contoh)
Sebelum, satu pesan berisi tiga pertanyaan:
Halo Kak, boleh minta nomor tagihan, tanggal bayar, dan bank yang dipakai?
Sesudah, tiga pesan:
Boleh saya minta nomor tagihan Kakak?
Tanggal berapa Kakak membayar?
Lewat bank apa pembayarannya?