Materi
Kelas Manajemen SDM Dasar sudah mengenalkan tiga tingkat analisis kebutuhan pelatihan; di sini prosesnya diperdalam. Office of Personnel Management (OPM), lembaga kepegawaian pemerintah Amerika Serikat, merumuskan analisis kebutuhan sebagai proses menemukan kesenjangan antara kinerja yang dituntut dan kinerja sekarang, lalu menelusuri penyebabnya, cara menutupnya, dan akibatnya bila dibiarkan. SKKNI Manajemen SDM unit M.70SDM01.031.2 memakai bahasa yang sama: masalah kinerja yang disebabkan kesenjangan kompetensi menandai kebutuhan pembelajaran.
Ketiga tingkat dibedakan oleh data yang dibaca. Tingkat organisasi membaca rencana strategis serta perubahan teknologi dan demografi. Tingkat okupasi membaca uraian jabatan dan pengetahuan, keterampilan, serta kemampuan yang dituntut satu kelompok jabatan. Tingkat individu membaca penilaian kinerja dan hasil asesmen kompetensi satu orang.
Pelatihan bukan satu-satunya jawaban. OPM mencatat sebagian kesenjangan ditutup tindakan manajemen lain: menyampaikan harapan dengan jelas, lingkungan kerja yang mendukung, dan kecocokan orang dengan jabatannya. Field Guide to Training Evaluation OPM menambahkan bahwa pelatihan formal dibutuhkan bila yang kurang adalah pengetahuan, keterampilan, atau sikap.
Kesenjangan = kinerja dituntut − kinerja sekarang
Persen kesenjangan = kesenjangan ÷ kinerja dituntut × 100
Contoh penagih: dituntut 150 kunjungan sebulan, sekarang 123 → 27 kunjungan = 18%