Materi
OpenStax Principles of Accounting menyebut dokumen sumber sebagai dokumen asli yang membuktikan sebuah transaksi terjadi. Satu dokumen bisa punya dua nama tergantung siapa yang memegangnya: formulir pesanan yang kamu isi di toko adalah purchase order (PO) bagimu dan pesanan penjualan bagi toko itu. Rangkaian dokumen sumber dan catatan yang lahir darinya disebut jejak audit; dengan jejak itu, setiap pertanyaan pemasok atau atasan bisa ditelusuri sampai ke kertas atau berkas aslinya.
Halaman pembayaran PO Wayne State University menggambarkan alur pembelian yang lengkap. Unit pemakai mengajukan permintaan pembelian (requisition). Bagian pembelian menyetujui dan mengirim PO ke pemasok. Pemasok mengirim barang atau menjalankan jasanya. Saat barang tiba, bagian penerima mencatat penerimaan — di kelas ini disebut laporan penerimaan barang. Faktur pemasok kemudian dicatat dan dicocokkan dengan PO dan laporan penerimaan, dan baru setelah itu pembayaran dikirim. SKKNI unit penerimaan dan pengiriman dokumen meminta setiap dokumen yang diterima dicatat menurut sistem organisasi, sehingga tiap langkah meninggalkan catatan.
| Langkah | Dokumen | Dibuat oleh | Yang dibuktikan |
|---|---|---|---|
| 1 | Permintaan pembelian | Unit pemakai | Ada kebutuhan yang diajukan |
| 2 | Purchase order (PO) | Bagian pembelian | Pembelian disetujui: barang, jumlah, harga |
| 3 | Laporan penerimaan barang | Gudang / bagian penerima | Barang benar-benar datang, berapa jumlahnya |
| 4 | Faktur pemasok | Pemasok | Jumlah yang ditagih |
| 5 | Bukti pembayaran | Bagian keuangan | Tagihan sudah dibayar |
Contoh: Klinik Pratama Sehat Bersama di Bogor kehabisan sarung tangan. Perawat kepala mengisi permintaan PR-0412 untuk 20 kotak, bagian pembelian menerbitkan PO-0388 ke PT Medika Prima, gudang klinik membuat laporan penerimaan LPB-0201 saat 20 kotak tiba, PT Medika Prima mengirim faktur INV/77 yang mencantumkan PO-0388, dan bagian keuangan mentransfer pembayaran setelah ketiganya cocok.
