Materi
UU 43/2009 Pasal 1 membagi arsip dinamis — arsip yang dipakai langsung dalam kegiatan dan disimpan selama jangka tertentu — menjadi arsip aktif (frekuensi penggunaannya tinggi atau terus-menerus) dan arsip inaktif (frekuensi penggunaannya telah menurun). Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya menjadi syarat dasar kelangsungan operasional, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan bila rusak atau hilang. Arsip statis adalah arsip bernilai guna kesejarahan yang sudah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan. Glosarium NARA memakai pembagian yang sama: active records tetap di kantor penciptanya, inactive records jarang dipakai tetapi masih disimpan.
Jadwal retensi arsip (JRA), menurut UU yang sama, adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat jangka simpan, jenis arsip, dan keterangan apakah arsip itu dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. Penyusutan adalah pengurangan jumlah arsip dengan tiga cara: memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, dan menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan. NARA menambahkan konsep cutoff: berkas ditutup pada interval tetap, umumnya akhir tahun, dan masa retensi dihitung sesudah cutoff. Arsip yang sedang dipakai untuk audit, penyelidikan, atau perkara (frozen records) baru boleh dimusnahkan setelah urusan itu selesai dan ada pemberitahuan dari pihak berwenang.
Contoh dengan JRA karangan: surat penawaran harga aktif 1 tahun, inaktif 2 tahun, lalu musnah, cutoff akhir tahun kalender. Penawaran bertanggal 9 Maret 2026 ditutup 31 Desember 2026, aktif sampai 31 Desember 2027, inaktif sampai 31 Desember 2029, dan paling awal boleh dimusnahkan pada 2030.
