Arsip digital dan hak akses

Glosarium NARA mengartikan akses sebagai tersedianya, atau izin untuk melihat, arsip. Panduan Essential Records Management dari The National Archives (UK) menjelaskan bahwa kontrol akses menentukan siapa yang boleh membuka dan menyimpan arsip serta membuat folder baru, dan bahwa kontrol itu bisa dipasang di tingkat drive, folder, atau berkas. Memberi hak per orang sulit diawasi; yang dianjurkan adalah grup akses — misalnya grup Keuangan mendapat akses ke folder Keuangan, dan sebagian anggotanya membentuk grup yang lebih kecil untuk subfolder Kontrak.

NIST mendefinisikan least privilege (hak paling kecil) sebagai prinsip bahwa hak akses pengguna dibatasi pada yang minimum untuk menjalankan tugasnya. Panduan The National Archives menyebut manfaatnya bagi arsip: membatasi jumlah orang yang bisa mengubah atau menghapus berkas, dan menunjuk siapa yang bertanggung jawab atas folder yang sensitif. Panduan yang sama memperingatkan bahwa akses yang hanya dipegang satu akun pribadi berisiko membuat informasi hilang dan tak terjangkau organisasi ketika orang itu pergi atau pindah. SKKNI meminta salinan pendukung disimpan di tempat yang telah ditentukan, bukan di penyimpanan pribadi.