Materi
UU 43/2009 Pasal 1 mengartikan arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh lembaga, perusahaan, organisasi, maupun perseorangan. Semua PO, faktur, surat jalan, dan kuitansi di modul sebelumnya adalah arsip. SKKNI unit mengelola arsip meminta dokumen diindeks dan ditempatkan sesuai sistem kearsipan organisasi supaya mudah dicari, dan glosarium NARA menyebut rencana berkas (file plan) sebagai dokumen yang memuat nomor, judul, dan ketentuan disposisi berkas yang disimpan sebuah kantor.
Skema klasifikasi Universitas Bristol, yang dikembangkan selaras dengan ISO 15489, menyusun arsip menurut fungsi: fungsi adalah satuan kegiatan terbesar, tanggung jawab utama organisasi; kegiatan adalah tugas yang dijalankan untuk memenuhi fungsi itu. Pendekatan fungsional mengatur arsip menurut konteks bisnisnya — mengapa arsip itu ada — bukan menurut isinya atau unit dan orang yang memegangnya. Alasan utamanya: struktur organisasi sering berubah, sedangkan fungsi dan kegiatan relatif tetap, jadi skema berbasis fungsi tidak perlu dibongkar setiap kali unit digabung atau diganti nama.
Skema klasifikasi contoh PT Sinar Rapi Niaga, dipakai di modul ini:
| Kode | Fungsi / kegiatan | Contoh isi |
|---|---|---|
| 10 | Pembelian | — |
| 10.1 | Permintaan pembelian dan PO | permintaan pembelian, PO, perubahan PO |
| 10.2 | Penerimaan barang | laporan penerimaan barang, catatan barang ditolak |
| 10.3 | Faktur pemasok dan pembayaran | faktur pemasok, bukti transfer ke pemasok |
| 20 | Penjualan | — |
| 20.1 | Penawaran dan pesanan | penawaran harga, PO pelanggan, pesanan penjualan |
| 20.2 | Pengiriman dan serah terima | surat jalan, berita acara serah terima |
| 20.3 | Faktur penjualan dan penerimaan uang | faktur penjualan, kuitansi |
| 30 | Kepegawaian | — |
| 30.1 | Rekrutmen | lamaran, hasil wawancara |
| 30.2 | Presensi dan cuti | rekap presensi, formulir cuti |
